L’ufficio acquisti che funziona
Nei progetto di identificazione e implementazione di nuove procedure amministrative, quella degli acquisti rappresenta una pietra miliare. Cosa bisogna tenere in considerazione?
Identificare la necessità: la prima fase consiste nell’identificare la necessità di acquisto. Questo può essere fatto attraverso la valutazione del piano aziendale, la richiesta di dipendenti o la rilevazione dei requisiti dei clienti.
Valutazione dei fornitori: dopo aver identificato la necessità, si dovrebbero valutare i fornitori potenziali. Questo può essere fatto attraverso la ricerca online, le raccomandazioni di altri imprenditori o il contatto diretto con i fornitori.
Richiesta di preventivi: una volta selezionati i fornitori potenziali, si dovrebbero richiedere preventivi dettagliati per il prodotto o servizio desiderato. Questi preventivi dovrebbero includere informazioni sul prezzo, sulle condizioni di pagamento e sulle condizioni di consegna.
Selezione del fornitore: sulla base dei preventivi ricevuti, si dovrebbe selezionare il fornitore più adatto alle esigenze dell’azienda. Ciò dovrebbe essere fatto sulla base di una valutazione completa dei preventivi, tenendo conto del prezzo, della qualità del prodotto o del servizio offerto e delle condizioni di consegna.
Emissione di un ordine di acquisto: una volta selezionato il fornitore, si dovrebbe emettere un ordine di acquisto che includa tutte le informazioni sul prodotto o servizio richiesto, il prezzo, le condizioni di pagamento e di consegna. L’ordine di acquisto dovrebbe essere inviato al fornitore e conservato come record dell’acquisto.
Monitoraggio della consegna: una volta che l’ordine di acquisto è stato emesso, si dovrebbe monitorare la consegna del prodotto o del servizio. Ciò assicura che il fornitore rispetti le condizioni di consegna stabilite e che il prodotto o il servizio arrivi entro i tempi previsti.
Verifica della conformità: una volta ricevuto il prodotto o il servizio, si dovrebbe verificare la sua conformità alle specifiche richieste. Se il prodotto o il servizio non è conforme, si dovrebbe comunicare al fornitore e richiedere una soluzione.
Gestione della fatturazione e dei pagamenti: infine, si dovrebbe gestire la fatturazione e i pagamenti per il prodotto o il servizio acquistato. Ciò può includere la verifica dell’accuratezza della fattura e la gestione delle scadenze di pagamento.
Questa procedura di base può essere personalizzata per le esigenze specifiche dell’azienda e può essere adattata per affrontare situazioni particolari come la gestione delle scorte, l’acquisto di beni durevoli o l’acquisto di servizi complessi.
